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陕西中医学院附属医院 陕西中医学院第一临床医学院 会议室管理暂行规定
来源:党委院长办公室 作者:李航 点击数: 发表时间:2014-10-23 17:19:34
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核心提示:

各科室、各部门:

为了加强我院各类会议室的管理,做到合理使用,保障各类会议顺利召开,提高会议室的利用率,特制定本管理暂行规定。

一、会议室管理部门

1.党委院长办公室负责医院各类会议室的安排和管理,具体负责科室或部门申请使用会议室的登记,安排各类会议时间,保管会议室的钥匙,检查会议室使用情况,管理会议室内部设施。

2.后勤科负责各类会议室室内的卫生管理,安排保洁人员做好会议室桌椅整洁及摆放有序,保持地面清洁干净,会后负责清理会议室内杂物,定期对会议室进行室内消毒、通风。

3.网络办公室负责各类会议室多媒体、音响设备维护,保障会议音响、投影等多媒体的正常使用,安排专人现场负责大型、重要会议多媒体、音响调试使用。

二、 会议室名称、地点及使用范围

1.各类会议室名称、地点

 行政会议室   (容纳30人)  地点:行政楼一楼东边

名医馆会议室 (容纳30人)  地点:名医馆六层北边

北楼学术报告厅(容纳80人)  地点:北楼二层裙房

多功能会议厅 (容纳180人) 地点:原锅炉房二楼

名医馆学术报告厅(容纳200人)地点:名医馆六层南边

2、会议室使用范围

医院各类会议室仅用于医院内部召开的各类行政会议、学术交流、研讨座谈,文体活动、接待交流等工作会议。

各类会议室严禁以任何名义从事与医院业务无关的商业活动。

三、会议室管理制度

 1.各科室、各部门使用会议室需要提前到院长办公室办理登记手续,由院办负责统一协调安排时间,避免发生时间冲突,未经允许不得擅自使用。

 2.会议室使用遵循“先全局性会议后部门性会议、先紧急性会议后一般性会议”的原则。按照院办安排会议时间,提前到院办登记领取会议室钥匙,会议期间保管好钥匙,会议结束后及时将钥匙交回院办。

 3.各科室、各部门在使用会议室时,需负责参会人员的组织、安排,要求与会者不得在会议室吸烟、吃瓜子、口香糖等食品,严禁大声喧哗,不得在会议室就餐。会议期间严禁安排茶歇,会场桌面不得摆放鲜花,会议不得安排赞助商在会场内外从事商业活动。办会本着“厉行节约”的原则。

 4.会议室使用实行提前预约登记制度。临床、医技、药剂及行政部门使用会议室,需提前一天提出申请,填写《会议室使用申请表》,说明会议主要内容、参会人数、使用时间、联系人及电话,按照登记先后顺序、会议类型合理调配,在会议室使用紧张的情况下,优先保障医、教、研使用。

 5.各科室、各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后将所有设备放置原位。对会议室在使用期间的音响设备、办公家具、会场设施负有管理责任。若发现使用科室或部门因组织管理不善,对会议室设施、设备及办公家具造成损毁,需全价赔偿。若在会议室椅套乱写乱画,导致座椅、杯架损坏,会议室内卫生脏乱的,将追究主办科室责任。对不按照会议室管理制度执行的,院办有权拒绝为其办理会议室使用手续。

6.会议室内所使用设备、办公桌椅、物品等未征得院办同意,任何人不得拿出会议室或作为他用。若确需借用,必须征得院办同意后方可动用,事后归还原处。

7.办会科室或部门若对会议室内的桌椅、照明、空调、多媒体、桌签、字幕、投影等有特殊需求,应提前与会议室相应的管理部门联系,提前为会议召开做好准备工作。

8.会议结束后,使用科室或部门负责安排人员对会场桌面物品、会场内残留资料、废纸等杂物进行清理,并关好门窗、关闭空调、电器等设备的电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙交回院办,会议室管理人员要在每次会议结束后及时检查,对造成的损坏或丢失将追究使用科室或部门的经济责任。

四、会议服务

1.以医院名义主办的国家级大型学术会议、迎检评审活动及相关行政会议,会议服务由院长办公室统一安排。

2、各职能部门或学专科举办的学术会议、培训、论坛等由举办部门或科室自行组织,自行负责专家接送、安排会场服务人员及联系餐饮,原则上院方不安排车辆、不提供会场服务人员及餐饮接待。如遇特殊情况需要院方配合,需报经主管院领导同意,院长审批后,院办予以协调安排。

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                             陕西中医学院附属医院

                                                                                        陕西中医学院第一临床医学院

                                                                                              0一四年七月十八日